Régies immobilières : tenir un registre des clés et badges

Pour une régie, le registre des clés et badges doit répondre à une question simple : quel moyen d’accès a été remis, à qui, pour quel périmètre et avec quel statut ? Ce registre organise les responsabilités. Il ne donne pas, à lui seul, un droit d’entrer dans un logement et ne doit pas être confondu avec un historique des déplacements.

Construire un inventaire utilisable

Commencez par le plan de fermeture et les documents disponibles. Attribuez un identifiant interne à chaque moyen d’accès et distinguez clés de logement, accès communs, passes de service et badges temporaires. Évitez les intitulés vagues qui deviennent incompréhensibles lors d’un changement de gestionnaire.

Champ proposé	Utilité
Identifiant et type	Distinguer les moyens d’accès sans multiplier les copies de données sensibles.
Périmètre autorisé	Retrouver les portes ou groupes d’accès concernés.
Détenteur ou service responsable	Identifier le destinataire de la remise.
Remise, restitution et statut	Suivre ce qui est en circulation, rendu, perdu ou désactivé.
Validation et observation utile	Retrouver l’accord et l’action restant à effectuer.

Adaptez ces champs au besoin réel. Une copie systématique de documents personnels n’est pas nécessaire pour rendre un registre exploitable.

Encadrer les doubles et les droits temporaires

Désignez qui peut commander un double et où sont conservées les cartes de sécurité. La procédure dépend du système. Pour ses installations protégées concernées, dormakaba Suisse décrit une commande fondée sur la carte de sécurité et un partenaire agréé, et renvoie les locataires vers la gérance ou le propriétaire. N’étendez pas cette procédure à toutes les clés existantes.

Pour une entreprise intervenante, définissez le périmètre, la durée prévue, la personne responsable et la restitution attendue. Une clé confiée pour une prestation ne constitue pas une autorisation générale d’accès aux espaces privatifs.

Traiter une perte ou une non-restitution

Relevez le moyen concerné, les accès qu’il ouvre et les circonstances connues. Faites évaluer les mesures utiles : retrait des droits électroniques, adaptation du plan ou remplacement ciblé. Une perte ne permet pas de conclure automatiquement que tous les cylindres de l’immeuble doivent changer.

Pour un badge, confirmez quand la désactivation devient effective sur chaque accès. Pour une clé mécanique, distinguez sa mention « perdue » dans le registre de la protection réelle du bâtiment. Consultez le guide de choix des systèmes d’accès pour comprendre cette différence.

Protéger le registre et transmettre le dossier

Limitez la consultation aux personnes qui en ont besoin et documentez les corrections. Définissez une conservation adaptée à la finalité et aux obligations applicables. Le PFPDT rappelle notamment les droits d’accès et d’effacement lorsque les données ne sont plus nécessaires à leur finalité. Cela n’impose pas ici une durée identique pour chaque information.

Lors d’un changement de régie, rapprochez le registre des clés réellement remises et transmettez les cartes, documents et comptes nécessaires de manière sécurisée. Pour la question distincte de la facturation, voyez la répartition des frais entre locataire et propriétaire. Vous pouvez présenter un besoin de remise en ordre des accès.

Questions fréquentes

Faut-il changer le cylindre à chaque départ ?

Évaluez les restitutions, le système et le risque. Ce guide ne pose pas de remplacement automatique à chaque changement de locataire.

Peut-on enregistrer tous les passages ?

Ce traitement est différent d’un inventaire de badges. Sa nécessité, son information et ses règles d’accès doivent être examinées séparément.

Qui signale un badge perdu ?

Prévoyez un contact connu des occupants et un relais capable d’appliquer la procédure en l’absence du gestionnaire principal.

Un passe autorise-t-il l’entrée dans un logement ?

La capacité technique d’ouvrir ne remplace pas l’autorisation nécessaire. Vérifiez le cadre de l’intervention avant tout accès privatif.